teamgrid_bg3

So intelligent wird das TeamGrid Ressourcen-Management

Produkt

Bei TeamGrid folgen wir dem Anspruch, die fortschrittlichste Agentursoftware zu entwickeln. Das in Kürze erscheinende TeamGrid Ressourcen-Management zeigt perfekt auf, mit welcher Philosophie unser Team arbeitet, um diesem Anspruch gerecht zu werden. In diesem Beitrag möchte ich dir unsere Gedanken und Entscheidungen rund um das TeamGrid Ressourcen-Management näher bringen.

Was macht eigentlich ein Ressourcen-Management System?

Ich persönlich bin kein Freund davon, Mitarbeiter einer Agentur als "Ressource" zu bezeichnen. Doch im technischen Sinne bezeichnen sogenannte "Ressourcen-Management-Systeme" die Mitarbeiter genau als solche. Sprich, jeder Mitarbeiter steht einer Agentur mit seinen fachlichen und zeitlichen Ressourcen (z.B. React Developer, Montags bis Freitags von 9:00 bis 18:00 Uhr) zur Verfügung. Ressourcen-Management-Systeme konzentrieren sich also darauf, die zur Verfügung stehenden Ressourcen mit entsprechenden Aufträgen bzw. Projekten zu belegen und hiermit eine Vorschau über die Auslastung des Teams zu generieren. Ein Ressourcen-Management-System hat also den Zweck, dass du die Auslastung einer Agentur für die Zukunft planen und auch simulieren kannst.

Wie funktionieren die meisten Ressourcen-Management-Systeme?

Damit ein Ressourcen-Management funktionieren kann, musst du es mit allerhand Daten füttern. Du legst also deine Projekte an, definierst Milestones und Deadlines. Natürlich musst du auch Schätzungen zur Projektdauer abgeben.

Die meisten Ressourcen-Management-Systeme funktionieren so, dass du genau definierst, welcher Mitarbeiter mit wie viel Stunden pro Tag an einem Projekt arbeitet. Hierdurch erkennst du, wann deine Mitarbeiter in Zukunft noch freie Kapazitäten haben und wann eventuell eine Überbuchung stattfinden wird. Ressourcen-Management-Systeme planen also meistens pauschal auf Projektbasis.

Ein Ressourcen-Management-System kann allerdings erst dann substanzielle Informationen liefern, wenn es im Zusammenspiel mit deiner Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung läuft. Das System muss also wissen, wie weit eine Aufgabe fortgeschritten ist, damit es berechnen kann, ob sich das Projekt noch innerhalb der geplanten Laufzeit befindet. Nur wenige Systeme gehen in dieser Tiefe vor und beziehen den IST-Zustand (also Aufgaben plus Zeiterfassung) in ihren Forecast mit ein. 

Wie muss ein Ressourcen-Management-System aussehen, damit es im Agenturgeschäft funktioniert?

Diese Frage hat uns in den letzten 18 Monaten am meisten beschäftigt. Denn es ist nicht die Herausforderung ein modernes Ressourcen-Management-System zu entwickeln, sondern eines zu entwickeln, welches auf die Eigenheiten des Agenturgeschäfts eingeht. Aus diesem Grund blicken wir nun auf die besonderen Herausforderungen in der Zeitplanung des Agenturgeschäfts.

1. Trotz einer detaillierten und oft auch substanziellen Planung, kommen im Agenturalltag immer Aufgaben dazwischen, die die Zeitplanung unserer Kundenprojekte über den Haufen werfen. Wir alle kennen die Momente, in denen Kunden etwas kurzfristig und natürlich äußerst dringend benötigen, obwohl alle Mitarbeiter gerade in terminierte Projekte involviert sind. Hier haben wir Agenturmenschen eine unglaubliche Flexibilität und Jonglier-Fähigkeit entwickelt. Ein gutes, für das Agenturgeschäft zugeschnittenes, Ressourcen-Management-System muss also hochgradig dynamisch kalkulierende Fähigkeiten besitzen.

2. Selbst wenn Aufgaben innerhalb eines Projektes nach bestem Wissen zeitlich geschätzt werden, so gibt es immer Aufgaben, die das Potenzial besitzen, aus dem Ruder zu laufen und somit Zeitpläne (auch für darauffolgende Projekte) ins Wanken zu bringen. Die durchschlagende Idee kommt eben nicht auf Knopfdruck und die Behebung eines vermeintlich kleinen Bugs dauert auch mal 3 Stunden statt 15 Minuten. Ein smartes Ressourcen-Management-System für Agenturen muss also solche Szenarien berücksichtigen können.

3. Wir Agenturmenschen besitzen Fachwissen und sind auf die Fähigkeiten unseres Teams angewiesen. Fällt ein Mitarbeiter mit seiner fachlichen Expertise aus, dann müssen wir einen Plan B in der Hinterhand haben, um das Projekt dennoch zum Erfolg zu führen. Ein cleveres Ressourcen-Management-System muss also wissen, welche Projekte und Aufgaben welche Fähigkeiten erfordern und dynamisch umplanen können.

Sicherlich gibt es noch viele weitere Faktoren, welche zu der Zeitplanung innerhalb einer Agentur beitragen. Doch diese drei Punkte dürften wir alle kennen und größtenteils der Ursprung sein, warum wir Agenturen in herausfordernde Situationen geraten.

Das TeamGrid Ressourcen-Management wird das smarteste System, dass du je gesehen hast.

Wir haben lange überlegt, welcher Logik ein wirklich intelligentes Ressourcen-Management-System folgen muss und wir sind zu einem spannendem Ergebnis gekommen. Nach welchem Prinzip wir hier denken, veranschaulicht ein Beispiel - nämlich das autonome Fahrzeug. 

Ein autonom fahrendes Auto besitzt dutzende Sensoren wie z.B. Kameras, Laser und Radar-Systeme. Diese Sensoren sorgen dafür, dass die Software eines autonom fahrenden Autos stets seine Umwelt "abtasten" kann. So kann die Software wiederum erkennen, wie weit andere Objekte entfernt sind und mit welcher Geschwindigkeit sich diese bewegen. Die Software berechnet tausendfach pro Sekunde die Entfernung und Geschwindigkeit aller Objekte und kann durch derartige Berechnungen prognostizieren, wie sich ein Objekt weiter bewegen wird und ob es eventuell eine Kollision geben wird.

Nun stellst du dir die Frage, wo hier die Parallelen zu einem Ressourcen-Management-System liegen. Nun, es gibt einige Parallelen.

Das TeamGrid Ressourcen-Management System wird ebenfalls zahlreiche "Sensoren" besitzen, die tausende Aufgaben und Projekte auf Meta-Ebene in Echtzeit beobachten und Alarm schlagen, wenn sich zeitliche Probleme ergeben. Hierbei berücksichtigt unser System nicht nur die gesetzten Projekt-Deadlines und kalkuliert, ob die noch zur Verfügung stehende Zeit ausreicht, um innerhalb der Frist zu bleiben. TeamGrid berechnet zu jeder Zeit sich daraus ergebenden Konsequenzen und informiert den zuständigen Projektmanager sofern dies notwendig sein sollte. Das TeamGrid Ressourcen-Management überwacht also tausende Meta-Daten und informiert Mitarbeiter deiner Agentur nur dann, wenn sich Probleme ankündigen. 

Das Ziel ist eine signifikante Arbeitserleichterung für den Projektmanager

Wir haben sehr großen Respekt davor, was Projektmanager leisten. Denn sie müssen hunderte Aufgaben im Überblick behalten und stets verifizieren, ob sich alles im Rahmen der Planung und Kalkulation befindet. Durch das TeamGrid Ressourcen-Management wollen wir Projektmanager so unterstützen, dass diese sich immer sicher fühlen. Denn am Ende des Tages geht es bei unserem Ressourcen-Management um Planungssicherheit und dieses Gefühl stellen wir in der Nutzung unseres Systems absolut in den Vordergrund.

Die einfachste Bedienung, die du dir vorstellen kannst. 

Bevor wir mit der Entwicklung des TeamGrid Ressourcen-Managements begonnen haben, haben wir uns dutzende Lösungen in diesem Bereich angesehen. Unsere Feststellung war, dass die meisten Systeme sehr kompliziert in der Bedienung sind, keine ausreichende Übersicht über den tatsächlichen Projektfortschritt liefern und nicht flexibel genug auf Unvorhergesehenes reagieren.

Zudem haben wir ein weiteres Problem identifiziert, von dem wir denken, dass es nicht mit der Philosophie des Agenturgeschäftes überein kommt. Die meisten Ressourcen-Management Systeme generieren für ihre Mitarbeiter fest definierte Aufgabenlisten. Beispiel: Mitarbeiter A arbeitet von am 01.04. von 10 bis 13 Uhr an Aufgabe A und von 15 bis 18 Uhr an Aufgabe B. In der Praxis ist es jedoch so, dass wir Agenturmenschen unsere Flexibilität lieben. In gewissen Momenten sind wir kreativer als in anderen oder man braucht nach drei Stunden Arbeit an Aufgabe A eine Abwechslung und arbeitet vorübergehend an einer anderen Aufgabe. Im Endeffekt ist es unserer Meinung nach falsch, wenn ein Ressourcen-Management starre Aufgabenliste generiert, die ein Mitarbeiter nur abarbeiten muss. Wir Agenturmenschen lieben unsere Flexibilität und Entscheidungsfreiheit. Das wollen wir definitiv beibehalten! 

Das TeamGrid Ressourcen-Management verfolgt einen erheblich anderen Ansatz. TeamGrid generiert dir eine "Meine Woche" Ansicht, in der du alle kritischen Deadlines und die dazugehörigen Aufgaben einsehen kannst. Es obliegt dann der Entscheidung eines jeden Mitarbeiters, nach welcher Reihenfolge er welche Aufgaben bearbeiten möchte. TeamGrid weisst lediglich darauf hin, wenn sich Komplikationen abzeichnen sollten. 

Das TeamGrid Ressourcen-Management ist also im Hintergrund durch das Monitoring der Meta-Daten sehr aktiv - verhält sich aber gegenüber seinen Nutzern sehr dezent und greift nur ein, wenn sich Probleme abzeichnen. Dies ist unserer Meinung nach der smarte Ansatz. 

preview_ressource-management.png

Wie geht es weiter?

Derzeit bereiten wir den Launch des Ressourcen-Managements vor. Das bedeutet wir entwickeln bereits Seiten für unseren Internetauftritt, um dieses neue Feature vorzustellen. Darüber hinaus arbeitet unser Entwicklungsteam intensiv darauf, die letzten Funktionen fertig zu stellen und den letzten Feinschliff mit viel Liebe zum Detail umzusetzen. Demnächst gibt es also viele spannende Neuigkeiten, von dem wohl smartesten Ressourcen-Management das Agenturen je gesehen haben.

Tobias Hieb (Geschäftsführer)
Tobias Hieb (Geschäftsführer)

Tobias (34) ist Gründer und CEO der TeamGrid Inc. Tobias ist bereits seit 16 Jahren als Internet-Unternehmer aktiv und liebt es, smarte, innovative und wunderschön gestaltete Softwareprodukte zu entwickeln, die das Leben seiner Nutzer erleichtern. Bei TeamGrid ist er nicht nur maßgeblich in die Weiterentwicklung der TeamGrid Plattform involviert, sondern zudem als CEO der TeamGrid Inc mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens und Plattform betraut. INSTAGRAM VERBINDE DICH